함께 일하면서 효율을 높일 수 있는 팀오피스

저는 회사 생활을 하지는 않지만..
회사에서 어떤 프로젝트를 할 경우 팀을 구성해서 서로 협력해서 일을 하는 경우가 많은 것 같아요.

그러고 보니.. 나도 프로젝트까지는 아니더라도..
가끔 비슷하게 일이 떨어지기도 하는구나..

그런데 함께 일을 분담해서 나누고 하다보면
누가 무슨 일을 하는지.. 얼마나 처리를 했는지 들을 파악하는 것도 필요하지요.

효율적인 팀원 관리는 일의 성과에도 큰 영향을 미치니까요.

중소기업이나 팀에서 사용하는 업무 커뮤니케이션

팀오피스는 팀장이 관리해야 하는 팀의 수많은 업무들을 한 눈에 파악하고 계획적으로 진행할 수 있도록 도와주며, 기존에 담당자에게만 의존하던 업무방식에서 벗어나 팀의 모든 업무기록을 보존하여 담당자가 변경되어도 업무의 연속성을 유지할 수 있게 만들어줍니다. 무엇보다 팀내 구성원들간에 진행중인 모든 업무와 일정을 서로 공유할 수 있도록 해주어, 업무협업을 자연스럽게 이끌어낼 수 있도록 도와줍니다. 사용자의 편의를 고려한 팀오피스는 특히 메일 서비스와 긴밀하게 연동되어 있으므로, 새롭게 팀오피스를 도입함에 있어서 보다 쉽고 빠르게 적응할 수 있습니다.

팀오피스로는 무엇을 할 수 있는가?

팀오피스는 현황판, 프로젝트, 업무관리, 보고서, 요청처리, 자료실, 게시판, 캘린더, 주소록, 출근부 등 다양한 기능을 가지고 있는데요, 각각에 대해 간략하게 알아보겠습니다.

현황판
현황판은 나의 업무도우미입니다.

캠프에서 등록되는 모든 업무내용이 실시간으로 업데이트되므로 새롭게 추가되는 업무진행상황을 빠짐없이 볼 수 있으며, 또한 가장 시급히 진행해야하는 나의 업무를 확인할 수 있어 일의 우선순위를 관리할 수 있습니다.

프로젝트

프로젝트는 유기적으로 진행되는 프로젝트 성격의 작업들에 대하여 상세진행일정을 세우고 세부추진작업을 구성할 수 있게 해줍니다. 체계적인 관리나 업무보고가 필요한 작업에 대해서는 각 담당자의 상세 업무를 추가 등록할 수 있으며, 작업의 시작일과 선행업무에 따라 자동으로 프로젝트가 수행됩니다. 작업의 진행상태(대기, 지연, 진행, 완료)에 따라 프로젝트의 진행률이 결정되기 때문에, 프로젝트 책임자는 실시간으로 전체 프로젝트의 일정을 확인하고 조정할 수 있습니다.

업무관리

업무관리는 팀에서 진행하는 모든 업무에 대하여 담당자별로 업무를 배분하고 업무기한을 설정하여 체계적으로 업무진행이 이루어질 수 있도록 만들어줍니다. 마스터 또는 관리자가 업무를 지시하면 담당자는 업무보고와 함께 업무를 완료할 수 있습니다. 물론 자신의 업무를 직접 등록할 수도 있습니다. 완료된 업무의 확인을 위해 승인을 요청하거나, 협업이 필요한 업무에 대해서는 담당자를 여러 명 지정하여 공동작업이나 업무보고가 가능하게 이끌어줍니다.업무기한 내에 업무완료를 하지 않으면 지연업무로 표시하므로 원활하게 진행되고 있지 않은 업무를 바로 확인할 수 있습니다.

보고서

보고서는 팀에서 자주 사용하는 주간보고 및 월간보고를 비롯해 업체와의 미팅보고나 회의보고 등과 같은 보고서를 편리하게 등록하고 공유할 수 있게 만들어줍니다. 보고서양식은 보고주기와 보고자를 지정할 수 있고 팀 특성에 맞는 보고양식을 설정할 수 있습니다. 등록된 보고서양식들은 보고 시기에 맞춰서 보고자의 담당업무에 나타나므로 보고자는 양식에 맞추어 보고서를 등록하여 할당된 보고 업무를 수행합니다. 이렇게 등록된 보고서는 팀장이 바로 확인할 수 있고, 회차별로 모두 보존되어 지난 보고서를 참조하거나 취합하는데 편리합니다.

요청처리

요청처리는 팀 간 또는 팀 내부에서 상대방에게 업무요청을 하고 수락하는 절차를 통해 업무협업을 편리하고 원활하게 만들어줍니다. 요청자가 업무요청을 등록하면 관리자 또는 담당자가 수락이라는 방식을 거쳐 업무기한을 지정하고 담당자를 다시 결정하거나 변경할 수 있습니다. 기한과 담당자가 정해지면 담당자는 업무진행에 대한 보고를 등록하고, 요청자가 승인을 하면 업무가 완료됩니다. 요청처리는 업무관리와 유사한 방식으로 업무진행이 이루어지나 요청에 대한 수락이 이루어지지 않으면 업무진행을 할 수 없다는 점에서 팀 내부에서 보다는 팀 간 업무협업을 위해 효과적으로 이용될 수 있습니다.

자료실

자료실은 여기저기 흩어져있는 업무파일을 분실의 위험없이 관리해줍니다.

파일을 간편하게 등록할 수 있을 뿐 아니라 업무관리나 보고서 등 캠프의 메뉴에서 첨부한 모든 파일이 보관되어 팀의 자료실 역할을 해줍니다. 업데이트할 때마다 버전별 파일을 보존할 수 있고 수정이력이 남겨지기 때문에 파일의 히스토리를 파악할 수 있으며, 외부인과도 자료실을 공유하여 수정하고 관리할 수 있어 협업이 한층 더 가능해집니다.

게시판

게시판은 기존의 고유 기능 뿐 아니라 메일과 긴밀하게 연계되어 한 차원 앞선 서비스를 제공합니다. 등록된 게시물을 팀원 뿐 아니라 외부이용자와도 공유할 수 있도록 게시판별로 수신자 메일을 설정할 수 있고, 게시물이 등록되면 수신자의 메일로 게시물 내용이 그대로 자동 발송됩니다.또한 게시판별로 고유의 메일 주소를 가지고 있어 메일에서 직접 게시판으로 글을 등록할 수도 있습니다.

캘린더

캘린더는 팀의 행사나 회의와 같은 일정을 서로 공유할 수 있게 도와줍니다.

등록된 팀원들의 일정을 확인하여 추가 일정을 잡는데 참고할 수 있어 일일이 일정확인을 별도로 할 필요가 없으며, 내가 참석해야 하는 일정은 메일로 함께 안내되기 때문에 중요 일정을 잊지 않도록 해줍니다.

주소록

주소록은 팀의 업무와 관계된 여러 사람들을 비롯 고객에 대한 정보를 함께 공유할 수 있도록 도와줍니다. 휴대폰이나 메일주소 등 일반적인 정보와 함께 사진을 등록할 수 있고 간단한 메모와 파일을 첨부할 수 있어, 담당자간에 오고간 커뮤니케이션의 내용을 향후 업무진행에 효과적으로 참고할 수 있습니다.

출근부

출근부는 팀원들의 출근 및 퇴근시간을 확인할 수 있도록 도와줍니다.

팀의 출근시간을 등록해두면 팀원들이 출근체크를 할 수 있고 출근시간이 기록되면서 지각여부도 함께 체크됩니다. 한 주간 또는 한 달간의 출근기록을 통계로 볼 수 있기 때문에 근태자료나 팀원관리에 참고할 수 있습니다.

팀오피스는 SaaS(Software as a service) 방식으로 서비스되어 초기 솔루션구축의 부담이 없으며, 서비스 유지를 위한 운영인력이 별도로 필요하지 않아 비용을 줄일 수 있고, 온라인을 통해 항상 최신의 기능을 제공받을 수 있는 팀을 위한 최적의 업무관리 서비스입니다.
팀장과 팀을 위해 만들어진 팀오피스는 팀내 모든 정보의 완벽한 공유, 팀원들간의 실질적인 협업, 업무 산출물과 과정에 대한 체계적이고 빠짐없는 기록을 통해 Team2.0을 실현해 나갈 것입니다.

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